¿No eres productivo? 8 claves para optimizar tu tiempo

El tiempo es uno de tus activos más preciados y, aunque no te des cuenta, no deja de pasar, y no lo hace «despacico» precisamente. Estás sumergido en tu rutina: despertarte, ir a trabajar y volver a las tantas. Aunque te parezca que no paras… ¡Estás dormido en los laureles! Puede que estés mucho tiempo pegado al ordenador o fuera de tu casa, puede incluso que trabajes mucho, pero no por ello eres más productivo.

Seguro que tienes libretas repletas de ideas, proyectos y objetivos por cumplir que al final se quedan cogiendo polvo, esperando que tengas un rato para ellos. Y al final, cuando lo tienes, estás demasiado cansado para llevarlos a cabo. Quizá, si no tienes tiempo para ti o para tu ocio, es que el trabajo no te está cundiendo lo suficiente o no de la forma correcta. Sigue nuestros consejos antes de echarle más horas que un mono loco a cosas que realmente no las necesitan.

1. Recuerda, el tiempo es oro

Es importante que no inviertas las 24 horas de tu día en trabajar. Es muy común en la vida de un freelance o un emprendedor el empezar con muchas ganas y dedicar todo el día a trabajar y hacer gestiones para levantar su empresa.

El hecho de dedicarle más horas no está haciendo que seas más productivo. De hecho, si lo piensas, te darás cuenta que es imposible que seas productivo las 24 horas del días. Por eso es importante que organices tus tareas y dividas el día en horas para gestiones, trabajo y ocio; y más importante aún, que durante las horas que corresponden a una tarea no te pongas a otras.

¡Debes respetar tus tiempos y sobre todo, lo que hayas estipulado hacer en ese tiempo!

Algunas ideas para organizar mejor tus horas:

• No intentes memorizar tus tareas, anota las cosas en una agenda, un planificador o una simple lista.
• Reserva un tiempo para tareas dispersas, como hacer llamadas o contestar correos, eso te ayudará a no tener distracciones y concentrarte en el resto de tareas. Por ejemplo, envía y responde correos de 9:00 a 9:30 y de 13:00 a 13:30. Todo lo que no haya entrado o salido a esa hora, déjalo para mañana.

2. Que tu workflow tenga más flow

Al empezar un proyecto siempre surge la emoción y la prisa. Nos ponemos manos a la obra en cuanto firmamos el contrato y no nos paramos a pensar en la previsión de los tiempos. Para que el cliente no nos esté «dando calor» día tras día preguntando cómo va el proyecto, antes de empezar hay que fijar unas pautas. Define los tiempos de cada parte del proceso, así podrás organizar los proyectos en curso en tiempo real en vez de ir intentando apagar fuegos de los clientes que te llaman cada día.

Que tu cliente sepa cuando le vas a dar feedback tranquilizará sus prisas y tu urgencia de tenerlo todo lo antes posible.

Cuando se trata de trabajo en equipo, también es un sistema muy útil. Empezar estableciendo esos plazos para cada parte del proceso hará que todo el mundo que forme parte del proyecto sepa claramente cuando le va a tocar meterle mano y pueda organizarse el resto de tareas.

¡Divide el proyecto en plazos y vencerás!

3. Toma nota

Anota todo, de forma organizada, pero todo, cuadernos como los Mixiw te pueden ayudar mucho.

Aunque parezca una perdida de tiempo, al final te ayudará para hacer un balance general de cómo estás haciendo tu trabajo. Te ayudará a saber si obtienes beneficios, si cometes errores y, sobre todo,te ayudará a localizar que cosas debes mejorar para prosperar.

Cosas que deberías anotar para trabajar mucho mejor:

• Ten una ficha por cliente con sus datos personales y otra por cada proyecto con las horas que inviertes cada vez que trabajas en él. Añade también la fecha de inicio y la de fin, así sabrás si tu cliente se está columpiando mucho o se está saliendo del presupuesto.
• Anota tus errores al final de cada proyecto. Es una putada tener que escribirte, para tu yo del futuro, dónde la cagaste, pero cuando tengas un balance de varios proyectos sabrás dónde estás metiendo la pata y porqué no te salen las cosas ni las cuentas.
• Marca en tu agenda tus objetivos diarios y señala, también, la fecha aproximada de tus objetivos a corto y a largo plazo. Esto te ayudará a visualizar cómo y en qué momento conseguiste llegar a tu meta. Sentir que uno avanza motiva, así que a jugar desbloqueando objetivos como si de un videojuego se tratase.
• No olvides llevar las cuentas. Ganancias y perdidas; todos los datos son importantes, aunque la perdida sea intangible (echar horas de más). Mantener esa práctica te hará ver lo rentable que está siendo tu tiempo.

4. Organiza tus ideas. Organiza tu espacio de trabajo.

Aprende a organizarte. Aunque sabemos que todo diseñador tiene su particular síndrome de Diógenes, el orden es la clave de la optimización de tu tiempo. Todos hemos puesto la excusa de «hay un orden dentro del desorden» o de «si yo sé donde está», pero eso ya no se lo cree ni tu madre. Así que mantén un orden real en tus cosas, tanto físicas como digitales. Organiza las carpetas por recursos, por proyectos… ¡Se eficiente!

Cómo organizar una carpeta de cada proyecto en subcarpetas:

• Marca (Manual y arte final siempre a mano)
• Vectores (también exportados en JPG)
• Textos, taglines, y todo lo verbal.
• Fuentes
• Cliente (información que nos haya proporcionado el cliente)
• Desarrollo del proyecto (documentación que hemos creado nosotros para el cliente como contratos, presentaciones..)
• Proyecto (wireframes, moodboards, mapas de sitio, esquemas…; bocetos, propuestas…)
• Imágenes y recursos gráficos
• Artes finales (todas las piezas realizadas para el cliente listas para impresión o subida)

5. Delega

Si estás siguiendo estos pasos y sigues viendo que no te despegas de la pantalla y el teléfono, es que algo estás haciendo mal. No quieras ser un supermán (o superwoman) haciéndolo todo tú solito. Puede que hayas llegado ya a ese punto en el que tu trabajo es demasiado para una sola persona y deberías empezar a confiar en tu equipo y delegar tareas. Dar este paso te ayudará a ser aún más productivo.

Si tu equipo y proveedores son de confianza, ten fe en su trabajo y duerme tranquilo.

¡Delegar es buena señal! Significa que estás creciendo. ¡Enhorabuena!

6. Hazte valer

Lo de pasar 24 horas trabajando te ha hecho perder la noción del tiempo, y según vais avanzando tú y tu equipo os quedáis atrás haciendo siempre las mismas tareas.

Es muy importante que os mantengáis actualizados, no solo en tendencias, si no también en conocimientos.

El hecho de un día haberte sacado una carrera con matrícula no hará que siempre seas el mejor. Para serlo tienes que ser constante e invertir parte de tu tiempo de trabajo en formarte y aprender nuevas técnicas de trabajo.

Aunque estudiar suele ser algo costoso, hay mucha información online. Dedicar un poco de tiempo a buscar tutoriales de algo nuevo que aprender puede ayudarte, pero la mejor forma es aprender es de tu propio equipo, seguro que todos tenéis algo que aportar a otro para que todos progreséis.

7. Conecta, desconecta y desconéctalos

Sabes bien que cuando no estas trabajando debes desconectar, empieza a cumplir esa premisa y mantén unos horarios para consultar el móvil, contestar correos y hacer llamadas. Pero no eres el único que debe cumplirlos. Tus clientes deben conocer tus horarios, así que házselos saber y se firme con tus horarios de trabajo y ocio. ¡Ya no más urgencias a las 11 de la noche!

8. Rechazar un trabajo puede ser una ganancia

Aprender a decir «NO» es muy importante. Aunque parezca que queda feo rechazar un trabajo, la otra persona tiene que entender que si no se puede, no se puede. Todo el mundo tiene unos límites y si hacer un trabajo no es viable para ti, el presupuesto es demasiado ajustado o ya no puedes aceptar más favores porque tu ONG particular va a colapsar, practica delante del espejo y empieza a decir «NO».

A veces surgen oportunidades que nos ponen los ojos de Candy Candy, pero cuando nos dicen el presupuesto se nos cae el mundo al subsuelo, que está por debajo del suelo.

Del mismo modo que buscamos la rentabilidad y vamos a dejar de hacer favores a cambio de nada, tampoco podemos infravalorar nuestro trabajo ante un posible cliente. Ese tiempo que no estás invirtiendo en un trabajo no rentable podrás invertirlo en alguno que lo sea de verdad. A lo mejor no será un cliente tan reputado, pero si que será uno que valora tu trabajo y paga lo que realmente vale.

Sigue todos nuestros consejos y tómate una cervecita o un vino de vez en cuando, seguro que todo lo haces más rápido y, sobre todo, mejor.